応募者が募集職種の必須スキルや経験を持っているかどうかを確認することが重要です。例えば、「マーケティング経験3年以上」が求められるポジションの場合、応募者が実際にどのようなプロジェクトに関わり、どのような成果を上げたのかをチェックしましょう。

単に「マーケティング経験あり」と書かれているだけではなく、「SNS広告の運用を担当し、CPAを20%削減した」など、具体的な実績が記載されているかを確認すると、より正確な判断ができます。

2.基本的なビジネスマナー

書類の誤字脱字や記入漏れがある場合、細かい部分に注意を払う能力が不足している可能性があります。例えば、履歴書に企業名の誤記があると、他社向けの使い回しをしていることが明白になり、志望度の低さが疑われます。

また、証明写真の服装がカジュアルすぎたり、画質が悪かったりすると、ビジネスパーソンとしての基本的なマナーに欠ける可能性があるため注意が必要です。フォーマットが乱れていたり、文体が統一されていなかったりする場合も同様です。

3.志望動機と自己PRの内容

志望動機や自己PRの内容が具体的かどうかを確認することが重要です。「成長できる環境だから応募しました」といった抽象的な表現ではなく、「前職では営業職として新規開拓を行い、年間売上を前年比120%達成しました。御社の◯◯事業に興味があり、この経験を活かして売上拡大に貢献したいと考えています」のように、自分の経験と会社の方向性が結びついているかを見極めましょう。

また、「御社の理念に共感しました」といった曖昧な表現ではなく、具体的にどの部分に共感し、それを自分のスキルや経験とどう結びつけているのかが明確に書かれているかを確認することが大切です。

4.転職回数・在籍期間

応募者の転職回数や在籍期間を確認することで、安定した就業ができるかどうかを判断できます。

例えば、短期間で転職を繰り返している場合は、何らかの理由があるはずです。「上司との人間関係が悪かった」「給与が低かった」などの退職理由が多い場合、同じ理由で早期退職する可能性が考えられます。

ただし、転職のたびにキャリアアップにつながる明確な理由がある場合は、むしろ成長志向が強いと評価することもできます。特に、「新規事業立ち上げの経験を活かすためにスタートアップへ転職したが、事業撤退のため退職した」のような具体的な説明がある場合は、ポジティブな転職と判断できるでしょう。

5.文章の構成・論理性

応募書類の文章がわかりやすく、簡潔にまとめられているかをチェックしましょう。例えば、「前職での営業経験を活かし、貴社の新規顧客開拓に貢献できると考えています」というシンプルな表現と比べ、「前職ではBtoB向けの新規営業を担当し、前年比売上150%を達成しました。この経験を活かし、貴社の未開拓市場の顧客獲得に貢献できると考えています」のように、具体的な実績とともに記載されている方が、説得力が増します。

また、冗長な表現や不要な情報が多すぎる場合は、論理的な思考力に欠ける可能性があるため、選考時に注意が必要です。

書類選考の評価基準を統一する方法

評価基準シートの作成

採用チームで共通の評価基準を設けることにより、選考のばらつきを防ぐことができます。例えば、「文章の分かりやすさ」「志望動機の具体性」「職歴の整合性」などの項目ごとにスコアを設定し、1〜5の5段階評価で採点すると、複数の採用担当者が統一した基準で評価しやすくなります。評価基準を事前に策定することで、感覚的な判断を排除し、公平な選考が可能になります。

採用ペルソナの設定

求める人材像を事前に明確化することで、採用の精度を向上させることができます。例えば、「営業職の場合、論理的思考力が高く、対人スキルに優れた人物」「エンジニア職の場合、技術的なスキルだけでなく、チームワークを重視できる人物」など、具体的な人物像を定めることで、応募者がその基準に合致しているかどうかを評価しやすくなります。

また、企業文化や社風との適合度も考慮し、長く働けるかどうかを見極めることも重要です。

複数の採用担当者でのチェック

書類選考の公平性を保つためには、複数名の採用担当者で評価を行うことが効果的です。例えば、一人の担当者だけで判断すると、個人の好みによる偏りが生じる可能性があります。スコアリング方式を活用し、各担当者の評価を総合して判断することで、客観的な評価が可能になります。

優秀な人材を逃さないための書類選考後の対応

書類選考を通過した候補者には、適切なフォローを行うことで、辞退リスクを減らし、採用成功率を高めることができます。

書類選考通過者へのスピーディーな連絡

選考に通過した候補者には、1〜2日以内に連絡することで、他社に流れるリスクを抑えることができます。特に競争率の高い職種では、迅速な対応が求められます。例えば、「次の面接は〇月〇日で、当日は〇〇についてお話ししたいと思います」と明確に伝えることで、候補者の不安を解消できます。

面接前の追加情報提供

企業のビジョンやカルチャーを伝える資料を事前に送付することで、候補者の理解を深めることができます。また、面接の流れや質問内容の一部を共有し、候補者が準備しやすい環境を整えることで、面接の質を向上させることができます。

候補者の辞退を防ぐためのコミュニケーション

書類選考通過者には、企業の魅力を再認識させるフォローアップを行うことが重要です。例えば、採用担当者が候補者と定期的にコンタクトを取り、不安や疑問を解消することで、辞退率を減らすことができます。

まとめ｜書類選考の精度を高め、採用成功率を向上させよう

書類選考は、限られた時間の中で優秀な人材を見極めるための重要なプロセスです。しかし、適切な基準を設けずに行うと、優れた候補者を見落としたり、不適切な人材を面接に進めたりするリスクがあります。そのため、チェックポイントを明確にし、評価基準を統一することで、より効果的な採用活動を行うことが可能になります。

採用市場は常に変化しており、企業に求められる人材要件も変わり続けています。書類選考の精度を高めるためには、定期的に評価基準や採用プロセスを見直し、より良い選考方法を取り入れることが重要です。効果的な書類選考を実施し、企業の成長に貢献する優秀な人材を確保しましょう。

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書類選考で人材を見極めるコツとチェックポイント