展示会では何を準備する？スケジュールや必需品を紹介

展示会の成功は、綿密な計画と徹底した準備から生まれます。
スケジュールに遅れが出ると焦ってしまい、質が低下する可能性もあります。この記事では、展示会準備のスケジュール例や必要な持ち物について詳しく解説します。初めて展示会に出展する方にもわかりやすいよう、カテゴリー別に持ち物リストも紹介していますので、最後までぜひご覧ください。

展示会の準備から終了までのスケジュール

展示会の準備から終了までのスケジュールの例を紹介します。 

出展1年～6ヶ月前｜目的と目標を決める

展示会の準備は、まず出展する目的と目標を明確にすることから始めます。例えば、新商品の認知度を50％向上させる、または新規顧客を100件獲得するなど、具体的で測定可能な目標を設定しましょう。 
 
この段階で出展する展示会を選び、エントリーする準備も行います。また、スタッフや関係者と目的を共有することで、認識のズレを防ぎ、効率的な準備が可能になります。 

出展6ヶ月前｜申し込みとブース位置の決定

展示会への申し込みと、可能であればブースの位置を決定します。例えば、出入口付近や主要な通路沿いなど、来場者の動線を考慮した場所を選ぶことが集客の鍵となります。このタイミングで主催者から必要な書類や規定についても確認し、スケジュールに組み込んでおくとスムーズです。 

出展5ヶ月～2ヶ月前｜ブースデザインと集客準備

この時期には、ブースデザインや装飾の具体的な計画に取り掛かります。例えば、新商品の特長を引き立てる大型ディスプレイや実物を展示するスペースを設けると効果的です。また、ノベルティや販促ツールの準備も進めます。併せて、既存顧客や見込み顧客に案内状を送るなど、事前集客活動を本格化させます。

出展2ヶ月～1ヶ月前｜物流と細部の確認

搬入・搬出の手配や展示物の最終確認を行います。この段階では、物品の数やスケジュールを再確認し、不備がないようにします。また、顧客への案内状を送付する際には、タイミングに注意し、3週間～1ヶ月半前を目安にすると効果的です。 

展示会2日前｜基礎設営

ブース設営の初日には、基礎工事や電気配線を完了させます。レイアウト通りに設置が進むかを確認し、予期しない問題に備えます。特に電源や照明が計画通りに機能するかをチェックすることで、トラブルを未然に防ぎます。

展示会1日前｜最終調整と細部の確認

設営2日目には、展示物の配置や照明の明るさを最終確認します。例えば、遠くからブースを眺め、視覚的なインパクトや見え方をチェックしましょう。パンフレットやカタログを設置し、来場者が手に取りやすい配置に整えれば、準備は完了です。展示会当日にスムーズに運営できるよう、最終的な調整を入念に行います。 

展示会で準備すべき持ち物

展示会を成功させるためには、事前準備が重要です。必要な持ち物を忘れずに用意しましょう。
ここでは、展示会で必要な持ち物をカテゴリー別に紹介します。 

ブース装飾とディスプレイ用品

ブースの装飾は、来場者に対する第一印象を左右します。看板は、企業名やブランドを明確に伝えるために重要です。また、パンフレット立てやカタログスタンドを活用することで、資料が散らからず、来場者の目に留まりやすくなります。 
 
クリアケースを用意すれば、配布資料が紛れる心配がなくなり、効率的に整理が可能です。 

展示会運営に必要な備品

展示会を円滑に運営するためには、マニュアルや配布物が欠かせません。運営マニュアルはスタッフ全員が一貫した対応をするための必須ツールです。また、名刺受けはスタッフが対応できない場面でも来場者の情報を収集するために役立ちます。出展者パスや来場者リストを活用して、効率的な入退場管理を行いましょう。カメラで記録を残すことで、展示会後の振り返りや次回への改善にもつなげられます。 

アンケート収集用アイテム

来場者の意見やニーズを把握するにはアンケートが効果的です。クリップボードはアンケート用紙を記入しやすくするために役立ちます。ホチキスで名刺とアンケート用紙を固定すれば、紛失を防げます。予備のアンケート用紙を準備しておくことで、予想以上の来場者にも対応可能です。 

プレゼンテーション用機材

プレゼンテーションは、来場者に商品やサービスを深く理解してもらうための重要な機会です。ノートPCやコネクターを用意して、主催者の設備とスムーズに接続できるようにしましょう。プロジェクターとスクリーンは視覚資料を効果的に伝えるために役立ちます。また、進行台本を用意することで、プレゼンターが安心して進行できます。 

ブースの清掃道具

展示会場では、清潔感が重要です。掃除機を使えば床やブース全体をきれいに保てます。コロコロ（粘着クリーナー）はカーペットや布素材の清掃に適しており、ゴミ袋を用意しておけば清掃後のごみを整理しやすくなります。 

電子機器関連の備品

電子機器を使用する際には、延長コードや三又ソケットが必須です。これによりレイアウト変更にも柔軟に対応できます。Wi-Fi機器を用意すれば安定したインターネット接続が可能になり、予備の充電器やバッテリーを準備しておくことで、展示中の機器トラブルを回避できます。 

その他便利な道具

搬出や装飾にはガムテープや養生テープが重宝します。カッターやハサミは資料や装飾の調整に役立ちます。また、油性マジックはマーキングやラベル作成に便利です。 

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