展示会では何を準備する？費用やスケジュール、必需品を紹介

展示会の成功は、綿密な計画と徹底した準備から生まれます。
スケジュールに遅れが出ると焦ってしまい、質が低下する可能性もあります。この記事では、展示会に関わる費用や準備のスケジュール例や必要な持ち物について詳しく解説します。初めて展示会に出展する方にもわかりやすいよう、カテゴリー別に持ち物リストも紹介していますので、最後までぜひご覧ください。

展示会出展にかかる費用

まずは、展示会出展にかかる費用について見てみましょう。

出展料金

出展料金とは、展示会に参加するための費用です。
前提として、参加する展示会の規模や運営する会社によって、この出展料には幅があります。
また、自社が出展するブースの広さ、さらには場所（集客しやすい、メイン導線沿いにあるなど）によっても費用が異なるのが一般的です。

ブースの広さについては、小間（こま）という単位で決められ、1小間3m×3mの広さが一般的です。そして、料金については1小間あたり30～90万円が相場となりますが、この1小間あたりの広さについても、展示会の主催企業によって異なる場合があるため、開催者への事前確認が必要です。

ブースの施工・設備費用

展示会ではブースを組み立て、組み立てたブースに対しての設備を整える必要があります。
例としては、当日電気が使えるようにする電気工事や、照明の設置、床面の工事などです。
料金としては20～100万円が一般的です。

また、当日使用するテーブルや椅子、延長コードなどのレンタル費用も併せて確認するようにしましょう。
展示会によってはパッケージとなっているものもありますが、備品のレンタル費用はオプションとして発生するのが一般的です。

ブースのデザイン・装飾費用

ブースのデザイン・装飾は来場者の目を引き、集客するための重要なツールとなります。

装飾については、専門の業者に依頼するケースと自社で制作するケースがあります。
そのため、予算の幅は広く1小間あたり20万円～100万円が相場となります。

専門の業者にデザインや装飾を依頼すると、華やかで目を引くブースが作れるメリットがある一方で、費用がかさんでしまうため、予算との兼ね合いを考慮しながら計画しましょう。

費用を抑えたい場合は、のぼりやパネルなどのデザインを自社で行い、制作だけ外部の会社を利用するのも一つの手です。
その場合も、ブースへの設置はどのようにすれば可能か、誰が行うかなどを事前に確認した上で制作に取り組みましょう。

配布物・展示物制作費用

当日は短い時間で来場者に興味を持ってもらう必要があるため、自社サービスを簡潔にまとめたチラシや、サービスに興味を持ってくれた方へお渡しするパンフレットの用意が必要です。

これらも自社でデザインが可能であれば、デザインのみ自社で行い、印刷・製本を外部会社に依頼すると費用を抑えることができます。
自社でデザインなどを行う場合は、数万円から制作が可能です。

広告・DM等の集客費用

展示会では新規リードの獲得だけでなく、既存リードだが商談に至っていない方や、自社に興味を持ってくれている方との対面での接点構築の機会となります。

そのため、自社が展示会に出ることを広告やDMなどを活用して行い、会場まで足を運んでもらうよう促す施策を取りましょう。
その際には自社が展示会場のどのエリアに出展するかなどの情報も、併せて記載するようにしましょう。

※セレブリックス展示会出展例

展示会の準備から終了までのスケジュール

次に展示会の準備から終了までのスケジュールの例を紹介します。 

出展1年～6ヶ月前｜目的と目標を決める

展示会の準備は、まず出展する目的と目標を明確にすることから始めます。例えば、新商品の認知度を50％向上させる、または新規顧客を100件獲得するなど、具体的で測定可能な目標を設定しましょう。 
 
この段階で出展する展示会を選び、エントリーする準備も行います。また、スタッフや関係者と目的を共有することで、認識のズレを防ぎ、効率的な準備が可能になります。 

出展6ヶ月前｜申し込みとブース位置の決定

展示会への申し込みと、可能であればブースの位置を決定します。例えば、出入口付近や主要な通路沿いなど、来場者の動線を考慮した場所を選ぶことが集客の鍵となります。このタイミングで主催者から必要な書類や規定についても確認し、スケジュールに組み込んでおくとスムーズです。 

出展5ヶ月～2ヶ月前｜ブースデザインと集客準備

この時期には、ブースデザインや装飾の具体的な計画に取り掛かります。例えば、新商品の特長を引き立てる大型ディスプレイや実物を展示するスペースを設けると効果的です。また、ノベルティや販促ツールの準備も進めます。併せて、既存顧客や見込み顧客に案内状を送るなど、事前集客活動を本格化させます。

出展2ヶ月～1ヶ月前｜物流と細部の確認

搬入・搬出の手配や展示物の最終確認を行います。この段階では、物品の数やスケジュールを再確認し、不備がないようにします。また、顧客への案内状を送付する際には、タイミングに注意し、3週間～1ヶ月半前を目安にすると効果的です。 

展示会2日前｜基礎設営

外部会社が行うことがほとんどですが、展示会の2日前には基礎工事や電気配線が完了となります。展示会の主催者が提携している会社ではなく、自社手配の会社が入る場合は、レイアウト通りに設置が進んでいるかの確認を行い、予期しない問題に備えます。特に電源や照明が計画通りに機能するかをチェックすることで、トラブルを未然に防ぎます。

展示会1日前｜最終調整と細部の確認

展示会前日には、展示物の配置や照明の明るさを最終確認します。例えば、遠くからブースを眺め、視覚的なインパクトや見え方をチェックしましょう。パンフレットやカタログを設置し、来場者が手に取りやすい配置に整えれば、準備は完了です。なお、準備をするために会場入りできる時間は限られているケースが多いため、事前に運営会社へ確認しましょう。

展示会で準備すべき持ち物

展示会を成功させるためには、事前準備が重要です。必要な持ち物を忘れずに用意しましょう。
ここでは、展示会で必要な持ち物をカテゴリー別に紹介します。 

ブース装飾とディスプレイ用品

ブースの装飾は、来場者に対する第一印象を左右します。看板は、企業名やブランドを明確に伝えるために重要です。また、パンフレット立てやカタログスタンドを活用することで、資料が散らからず、来場者の目に留まりやすくなります。 
 
クリアケースを用意すれば、配布資料が紛れる心配がなくなり、効率的に整理が可能です。 

展示会運営に必要な備品

展示会を円滑に運営するためには、マニュアルや配布物が欠かせません。運営マニュアルはスタッフ全員が一貫した対応をするための必須ツールです。また、名刺受けはスタッフが対応できない場面でも来場者の情報を収集するために役立ちます。出展者パスや来場者リストを活用して、効率的な入退場管理を行いましょう。カメラで記録を残すことで、展示会後の振り返りや次回への改善にもつなげられます。 

アンケート収集用アイテム

来場者の意見やニーズを把握するにはアンケートが効果的です。クリップボードはアンケート用紙を記入しやすくするために役立ちます。ホチキスで名刺とアンケート用紙を固定すれば、紛失を防げます。予備のアンケート用紙を準備しておくことで、予想以上の来場者にも対応可能です。 

プレゼンテーション用機材

プレゼンテーションは、来場者に商品やサービスを深く理解してもらうための重要な機会です。ノートPCやコネクターを用意して、主催者の設備とスムーズに接続できるようにしましょう。プロジェクターとスクリーンは視覚資料を効果的に伝えるために役立ちます。また、進行台本を用意することで、プレゼンターが安心して進行できます。 

ブースの清掃道具

展示会場では、清潔感が重要です。掃除機を使えば床やブース全体をきれいに保てます。コロコロ（粘着クリーナー）はカーペットや布素材の清掃に適しており、ゴミ袋を用意しておけば清掃後のごみを整理しやすくなります。 

電子機器関連の備品

電子機器を使用する際には、延長コードや三又ソケットが必須です。これによりレイアウト変更にも柔軟に対応できます。Wi-Fi機器を用意すれば安定したインターネット接続が可能になり、予備の充電器やバッテリーを準備しておくことで、展示中の機器トラブルを回避できます。 

その他便利な道具

搬出や装飾にはガムテープや養生テープが重宝します。カッターやハサミは資料や装飾の調整に役立ちます。また、油性マジックはマーキングやラベル作成に便利です。 

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