イベントプロモーションは接客スタッフで決まる！成功のカギとは

現代のデジタル時代においても、オフラインのイベントプロモーションは依然として強力なマーケティング手段です。製品やサービスを直接体験してもらうことで、ブランドとの深いつながりを築くことができます。
 
イベントの成功には多くの要素が関わりますが、その中でも特に重要なのが接客スタッフの役割です。接客スタッフは、参加者との直接的な接点となり、イベントの印象を大きく左右します。今回は、イベントプロモーションにおける接客スタッフの重要性と、必要なポイントについて詳しく解説します。

イベントプロモーションとは

イベントプロモーションとは、特定の目的を達成するために企画・運営されるイベントを通じて、製品やサービス、ブランドの認知度を高めるマーケティング活動のことです。これには、キャンペーンイベント、展示会、セミナー、ワークショップ、製品発表会、デモンストレーションイベントなど、さまざまな形式が含まれます。
 
一時期はITツールを利用してオンライン上で開催されるイベントが主となっていましたが、やはり対面接客や体感する良さからオフラインのイベントが続々と増えています。

オフラインでのイベントプロモーションの効果

顧客視点では

✔　直接体験

実際に製品やサービスを手に取ったり体験することができ、オンラインでは得られないリアルな感覚を味わうことができます。また、製品やサービスを目の前で確認できるため、製品の信頼性が向上します。特に高額製品や技術的な製品では、実物の確認を重要視されている方の方が多いでしょう。

✔　特別感とエンターテインメント

イベント限定の特典や製品、試供品などを手に入れることができるため、特別感を感じることができます。ワークショップやゲーム、ライブパフォーマンスなどのエンターテイメント要素があるとさらに印象に残る体験となるでしょう。また、対面でのやり取りを通じて、その場で質問ができたり熱量を感じ取ることで、企業や製品に対する信頼感を得ることができます。

企業視点では

✔　顧客エンゲージメントの向上
直接対話することで、顧客との信頼関係を築きやすくなります。また、顧客からのリアルタイムな反応やフィードバックを得ることができ、製品やサービスの強みや課題などを感じることで改善に役立てることができます。消費者行動や市場のトレンドを把握することも大切なデータとなります。
 
✔　販売促進と市場の拡大
イベント会場で製品やサービスを直接販売することで、即時の売上を期待できます。また、特別な販売促進キャンペーンを実施することも可能です。特に、商業施設などでのイベントにおいては、もともと製品自体に興味関心がなかったとしても、目を惹く魅力的なイベントにすることで新しい顧客層にアプローチすることができ、市場の拡大を図ることができます。
 
✔　新たなビジネスチャンスの発見
展示会など、他の業界関係者や潜在的なパートナーがあつまる場所では、新たなビジネスチャンスを見つける機会が増えます。普段だとどちらか一方がアクションを起こさないと出会えない企業でも、オープンな場所では積極的に名刺交換などを行うため、イベント中の交流を通じて、異業種とのコラボレーションや共同プロジェクトの可能性を探ることができます。

接客スタッフの役割と重要性

これまで挙げたように、オフラインのイベントプロモーションには様々なメリットがあります。しかしただ企画、実施すれば良いという訳ではありません。イベントにおける接客スタッフの重要性は非常に高く、イベントの成功に大きく影響を与えます。

第一印象の形成

接客スタッフはイベントに訪れる顧客に最初に接する人物であり、企業やブランドの第一印象を形成する重要な役割を担います。企業、サービス、製品どれをとってもプロモーションする場合は、明るく元気でポジティブな第一印象は、顧客の興味を引き、イベント全体の体験を向上させることができます。

顧客対応とサポート

接客スタッフは顧客との対話を通じて、イベントへの参加意識を高め、アクティビティやプロモーションに誘導します。顧客の質問に答え、製品やサービスの説明を行い、サービスに応じてデモンストレーションを提供することもあります。専門知識を持ったスタッフがその場で適切な情報を提供することで、顧客の理解と信頼を深め、購買意欲を高めることができます。

セールス機会の創出

接客スタッフは顧客のニーズを聞き出し、それに合った製品やサービスを提案することで、セールス機会を創出します。直接的な販売活動を通じて、イベントのROI（投資対効果）を高めることができます。
また、役割を決めることも戦略の一つで、まず接客スタッフがアプローチしニーズを聞ききだし、準顕在化または顕在化したところで、別のスタッフがより具体的な説明(＝商談)に誘導するというものです。

成功のカギは接客スタッフの○○

プロフェッショナルな態度

周りから見てポジティブであることを前提に、企業の顔となるため、製品の知識はもちろん、見た目の清潔感や落ち着いた佇まいも、顧客を安心させる材料の一つとなるでしょう。
 
✔　丁寧な言葉遣い
敬語や丁寧な表現を用いる。例えば、「いらっしゃいませ」、「ありがとうございます」、「ご案内いたします」など。「できません」や「無理です」といった否定的な表現を避け、「確認いたします」や「代わりにこちらはいかがでしょうか？」などの前向きな対応を心がける。
 
✔　適切な服装
企業のドレスコードに従い、清潔感のある服装を心がける。制服がある場合は、それを正しく着用する。髪型や爪の長さ、メイクなどに注意し、清潔感を保つ。名札やIDバッジを必ず着用する。
 
✔　時間厳守
イベント開始前に余裕を持って到着し、準備を整える。遅刻や早退は厳禁。顧客だけでなく一緒にイベントを運営するチームメンバーとの信頼関係や、コミュニケションも意識する。

顧客目線の対応

顧客のニーズや期待に応えることを優先して考え、多様な背景に対応できるだけの柔軟性を持つことで、サービス内で最善の提案をすることができるでしょう。
 
✔　オープンな質問をする
顧客のニーズを引き出すために、「どのような製品をお探しですか？」や「特にご興味のある点はありますか？」などの質問をする。顧客が何を求めているのかを聞き出す。
 
✔　アクティブリスニング
顧客の話をしっかりと聞き、相槌を打ったり、理解を示す言葉を使う。例えば、「なるほど」、「そうなんですね」、「ご理解いただけましたか？」など。

✔　個別対応の実施
顧客一人ひとりのニーズに合わせた個別対応を心がけ、年齢や性別、興味に応じたアプローチを変える。子連れの顧客や特別なニーズを持つ顧客に対して、適切なサポートも提供する。例えば、車椅子利用者に対するバリアフリーの案内など。

製品・サービスの深い理解

製品やサービスについて深く理解し、どのような質問にも答えられるように準備することも大切ですが、もし答えられないことがあれば誰に確認すれば良いかフローを確認しておくことで、落ち着いて対応することができます。
 
✔　製品マニュアルやFAQを熟読
製品やサービスの機能、特徴、価格、競合他社との違いなどを詳しく理解する。可能であれば、自分自身で製品を試してみることで、実際の使用感や利便性を把握し、顧客に伝えることで言葉の重みが増す。
 
✔　経験と定期的な学習
接客業やプロモーション業界の最新トレンドやベストプラクティスを把握するために、企業が提供する定期的なトレーニングやワークショップに積極的に参加し最新の接客技術や製品知識を習得する。
 
✔　問題解決の協力
問題が発生した際にはチームで協力して解決にあたる。例えば、顧客対応に困った場合は、経験豊富なメンバーに助言を求める。また、各メンバーの役割を明確にし、お互いの強みを活かして協力することで問題発生を回避する。

接客スタッフは自社？外注？

自社の社員を活用する

プロモーションイベントは自社の製品やサービスの魅力をアピールする場なので、もちろん専門知識があったり柔軟な対応ができる自社の社員が接客することが望ましいですし、普段からある程度コミュニケションが取れていれば、チームワークも必然とうまれやすくなるでしょう。
 
一方で、リソースの問題は必ずついてきます。そのイベントにリソースを割くために、通常業務の調整や、適切な計画が必要になるので、多くの企業がバランスを取るためにやむを得ず外部のスタッフを併用せざるを得ない状況ではないでしょうか。

外部の派遣スタッフを活用する

コストの増加が考えられるにせよ、イベントプロモーションのプロであり、既に経験やスキルを持っているため即戦力として参加することができます。必要な時にだけ雇用できるため、イベントの規模や頻度に応じて柔軟に対応できるのも魅力です。
 
しかし、自社の社員ほどブランドや製品について深い理解を持っていないことが多い上、会社によっても事前研修の濃淡が異なります。そのため、契約前から研修内容の確認や、所属スタッフのレベルなどを確認し、自社の社員とバランス良く組み合わせることで、懸念点を最小限に抑えることができます。

表現に特化したスタッフの派遣サービスを提供する会社も

近頃は、芸人の方がプロモーションをしてセールスをしたり、俳優や舞台役者の方がブランドのトーンに合わせ独自のPR力を発揮するなど、いわゆる人前で表現をすることに特化した方がスタッフとして活気のある売り場をつくるサービスが注目されています。
 
普段から「なりきる」ことに慣れた人たちだからこそ、オフラインのイベントプロモーションに大きな影響を与えてくれることでしょう。イベントの規模やコストによっては一度利用してみるのも面白いかもしれません。
その道のプロを適材適所活用することで、最適なプロモーション活動が実現できるでしょう。

まとめ

今回は、オフラインのイベントプロモーションにおける効果と接客スタッフの重要性について解説しました。
オフラインのイベントプロモーションにおいて、接客スタッフは単なるサポートではありません。イベントの成功に不可欠な要素であり、ブランドと参加者の架け橋となる存在です。接客スタッフが持つスキルや態度、そしてコミュニケーション能力は、イベント全体の雰囲気と成果に直結するため、適切な人選やサポート体制を整えましょう。
 
セレブリックスでは、イベントプロモーションの企画からスタッフの派遣までワンストップでサポートし、貴社のイベント成功に貢献いたします！
まずはぜひお問い合わせください！

セレブリックスのプロモーション支援

会員獲得・BtoC営業代行