イベントを成功に導くための事前準備から当日準備まで！プロモーションキャストの活用もおすすめ！

企業が主催するイベントと聞いて思い浮かぶものはどんなものでしょうか。展示会、セミナー、ワークショップ、交流会…。
様々ありますが、これらに共通していることは来場者がいるということです。
今まで何度かイベントに出展してきたがなかなか思うように集客できない、はじめてのイベントでどんなことをしたらよいのかわからない、など来場者に対するアプローチ手段に悩むこともしばしばあるのではないでしょうか。
未来の顧客を獲得するためには、事前にアプローチする準備をすることも勿論重要ですが、当日のキャッチ・足止めが一番重要になります。
そこで本記事では、オフライン開催のイベントに焦点を当て、必要な事前準備や、当日の的確な対応方法についてご紹介いたします。

事前準備

未来の顧客の獲得数を伸ばすためには、前述の通り「当日の足止めが重要」であることに間違いはありません。しかしその前の入念な事前準備がイベントを成功に導きます。
イベント本番を無事に迎えられるように、準備しておくべきことを5つご紹介いたします。

ターゲットに合わせたイベント選び

初めに行うべきことは、イベントにご来場いただくターゲット層を定めることです。
例年イベント出展をしている企業の方も、イベント出展の目的は毎度設定しましょう。
例えば「認知を広げる」「リードを獲得する」「商談を獲得する」「ブランディングの一環として」などです。
順序としては

①目的を明確にする
②ターゲット層を定める
③出展するイベントを選ぶ

の順序で進めましょう。
ターゲットに合わせてイベントを選ぶことで、やみくもに規模の大きいイベントを選ぶよりもずっと効率的に来場者と向き合うことができるようになります。

ブース場所の選定・レイアウト

出展するイベントが決まれば、次に考えるのがブースの場所や小間数、レイアウトです。
ブースの場所を選定する際は来場者の導線を意識しましょう。
来場者が流れてきやすい場所にあるか、自社のブースは目に留まりやすいか、声はかけやすそうか、近くで開催されるセミナーなどはあるか、そのような点に留意しながらブース場所の選定をしましょう。
その際は小間数（ブースの広さ）も加味する必要があります。
あまり狭すぎても目に留まりづらい場合もありますし、逆に広すぎても来場者を取り逃がしてしまう可能性があります。当日の自社の人員と予算も考慮しながら場所と広さを検討しましょう。

場所が決まれば、次にレイアウトを考えます。
来場者がブース内に入ってきやすいレイアウト、また自社スタッフが来場者をキャッチしやすいレイアウトになっているか、キャッチした来場者への説明はどこで行うかなどの視点を持ちながら、レイアウトを考えていきます。
来場者がブースの前を歩くのはほんの数秒です。
その数秒で、自社のサービスやメリットが伝わりやすい装飾にすることも重要です。

SNSや広告、サイトでの出展告知

出展イベント、場所が決まれば次に行うべきは告知・広報です。
何もせずに待っていても来場者数は増えません。積極的に広報活動を行い、出展する旨を広く周知してもらうことが必要です。
既に接点のある企業宛にメール等で広報する方法も良いと思いますが、せっかくイベント出展するのであればまだ出会えていない「未来の顧客」にイベント出展を知ってもらうことが重要です。
そのためにはSNSやweb広告、自社のサイトなどに出展情報を掲載し、窓口を広げると良いでしょう。その際に記載すべき事項は【①イベント名②開催日時③開催場所④自社のブースの場所】です。また、準顕在層へ向けて検索ワードを設定し、文章に埋め込むとより多くの人々に見つけてもらえる確率が上がります。本来の目的に添った情報を散りばめて未来の顧客へアピールしましょう。

当日使用する説明コンテンツの作成

いよいよ事前準備も後半戦です。
出展場所などの準備が整ったら、当日来場者へサービス説明を行う為のコンテンツの作成に取り掛かりましょう。
作成するコンテンツは、キャッチ用の資料、キャッチ後サービスに興味を持ってくれた来場者への説明資料、＋αのコンテンツで作成するといいでしょう。

①    キャッチ用の資料
声掛け・キャッチをしながら来場者にサービス説明できる時間は限られているため、簡潔にわかりやすく、サービスや自社の強みが要約された薄目のパンフレットやチラシを用意するのがいいでしょう。
来場者は他の企業のブースも見て回るので、当日は手持ちする資料が多くなってしまいます。自社に戻ってから資料を見直す方も多いので、どの会社か分かりやすく明記することも重要です。

②    サービス説明用の資料
来場者が足を止めてサービスに興味を持ってくれ、話を聞いてくれる姿勢になった場合用に、よりサービスを詳細に記載したパンフレットなども準備しておきましょう。
これは普段の商談時などに使用している資料を活用しながら作成すると、作成の手間も削減することができます。

③    ＋αコンテンツ
また、アイキャッチのために自社サービス紹介の動画を作成し、当日ブースで流すことも有効です。スタッフが全員、来場者の対応をしている時でも、ブースに立ち寄った来場者がサービス理解することにも繋がります。

当日の接客対応スクリプト（台本）の作成

ここまできたら最後に一番大切なアプローチの準備をしましょう。
来場者に足を止めてもらうには【当日の声かけ・キャッチ】が重要であるということはもうご存じですね。それは当日突然できることではありません。そのために声かけやヒアリング、サービス説明のスクリプト（台本）を作成しましょう。

例えばアパレルショップでは「店内全品○％オフとなっております！」のように通路を歩く人々に向けて大きな声で呼びかけているところを見たことはありませんか？そのとき、通りがかっただけの人でも「そんなに安いなら見に行ってみようかな」と足を止めてしまいます。ここから声かけはシンプルかつ一番のアピールポイントを伝えられると、興味を引きやすくなることが分かります。

商品・サービスの良さをたくさん伝えたくなってしまう気持ちはとても分かりますが、聞き手の立場になると情報が多すぎても困ってしまいます。何の話をしているのか伝わるようになるべく短く話しましょう。

また、声掛けでなくヒアリングのスクリプト作成も重要です。
スクリプトを作成しておかないと、リード獲得までが個人の営業スキルに頼ってしまいがちになるからです。
相手が展示会に来場された目的を聞くだけでなく、普段のお困りごとや課題の確認もしながら、相手が気づいていなかった課題まで認識させられるヒアリングが理想です。浮彫になった課題に紐づけならが、自社のサービスで解決できることを説明できるスクリプトを意識しましょう。

当日対応

さて、事前準備は以上です。トークスクリプトに沿ってロールプレイングなどを行い、当日に備えましょう。
ここからはイベント当日、来場者を足止めさせ、こちらから声かけするにはどうすればいいのか、実際に行うべきことを3つご紹介いたします。

スタッフ配置・来場者対応

当日スタッフが立つ場所は「なんとなく空いている場所」ではなく、事前にしっかりと決めておきましょう。
ブースレイアウトを作成したときと同様、来場者の邪魔になってしまわない位置、それでいて来場者に声のかけやすい位置に配置すると良いでしょう。

そして、最も重要な来場者の対応についてです。
声の大きさや声色・トーン、滑舌などで目的に寄り添った話し方をしましょう。明るく元気にすることも勿論大切ですが、自社サービス・商品と明らかに乖離した明るさやにぎやかしは必ずしもメリットになるとは限りません。
例えば家電量販店の店員さんを思い出してください。携帯会社の乗り換えを進めてくるスタッフと、おもちゃを売っているスタッフ、テレビなど大型家電を進めてくるスタッフは全員同じテンションでしょうか？自社サービス・商品に寄り添った態度は重要になります。
演技をするつもりで理想のスタッフになりきってください。

名刺枚数は余裕をもって所持しておく

来場者に声かけができ、サービス紹介ができたら必要になってくるものがあります。
それは、名刺です。
自社サービス・商品とともに自社名を売る機会は名刺交換がベストです。
イベントによってはアプリやQRコードでの読み取りで、会社情報の交換を行う場合もありますが、基本的には紙での名刺交換がメインとなります。
せっかく自社のサービスに興味を持ってもらっても、名刺をきらしてしまっていては機会損失に繋がります。
そのため、名刺は想定の来場者数よりも多く用意しておきましょう。

イベントディレクターを配置する

来場者対応をしつつ名刺交換をし、その間にもどんどん時間は過ぎていきます。マルチタスクになっているスタッフを慌てさせないために、イベントディレクターを立てましょう。
イベントディレクターは司令塔の役割を担います。
スタッフへの的確な指示出し、正確な時間管理、臨機応変な対応力が求められるため、もしイベント自体が初めての不慣れな場合は業務委託しても良いでしょう。リーダーシップが必須になる立場であるため、単純な運営管理と思わず、得意な方に一任するのも悪いことではありません。

イベント当日の強い味方！プロモーションキャストとは

ここまでイベントを成功させるために、事前準備を含めて、やるべきこと８つをご紹介してきました。しかし、イベント当日を迎えるにあたり、「トークスクリプトを用意したけどうまく声かけするのが難しい」「イベントディレクターってどんなことを準備しておけばよいか分からない」など、様々あるかもしれません。そこでイベントをよりブラッシュアップさせ、高い効果を見込める【プロモーションキャスト】をご紹介いたします。
 
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当日スタッフは演技のつもりでなりきって取り組むべきと前述しましたが、得意な方に任せるというのも一つの手です。
プロモーションキャストの詳しい情報については こちらをご覧ください。

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事前準備、当日対応併せてやるべきことをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
新しい発見や今後のイベント出展への手助けになっていたら幸いです。
来場者の足止め、声かけは一番重要でありながら一番難しいことです。
自社だけで完結させることもできますが、サービスを利用することでどんなことが対策・対応できるのか相談して比較してみるのも一つの手段です。
 
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