メーカーとエージェンシーのコミュニケーションの場として、もっとも有用なのは、メーカー/エージェンシーのスタッフが双方複数参加して行うことのできるミーティングの場でしょう。
ゴールを共有し、何をするかを決定し、その結果がどうなっているかを把握する。
そのすべての局面において、ミーティングは非常に重要な意味を持ちます。
また、温度感も含めた双方向の活発な意見交換も期待できるため、メーカーとエージェンシーの円滑なコミュニケーションを図り、ミーティングの質を高めていくことは、拡販を実現する為に不可欠なのです。

質の高いミーティングとは？

ミーティングの質を高めていく、というとき、必要とされるのはどんなことでしょうか？
具体的には、下記の点に注意して進める必要があります。

効率的なミーティングを行うための準備

何の準備もせずに、ただミーティングのテーブルについたところで、いたずらに時間を過ごしてしまうだけです。双方からの事前の情報共有や、ミーティングのゴールの設定は、貴重なミーティングの機会を無駄にしないためにも不可欠です。

参加者の性質を反映したミーティングの設計

店舗を巡回するラウンダー一人ひとりを、次のアクションプランについての議論に付き合わせる必要はありません。ミーティングの場を設けて取り上げるべきトピックに対して、どのレイヤーのスタッフが参加すべきなのか、という点を考慮し、各々のミーティングの場を設ける必要があります。

上記の点に留意し、ミーティングを設定/実行することで、ビジネス結果にリーチすることができます。

ミーティングのコンテンツ

ミーティングのコンテンツについては、メーカー/エージェンシーがそれぞれ、情報の共有を行い、それについて議論を交わすことが重要です。

メーカーが共有すべき情報

・ビジネス状況（市場シェアなど）の共有
・前回の課題からの解決策の進捗確認

エージェンシーが共有すべき情報

1) 課題抽出
当月・前月アクションの進捗確認
▶ 店頭データ集約/分析
▶ 課題の把握/特定

前月レビュー
▶前月の活動に対する課題・対策
▶店頭状況・課題把握

2) 課題解決
問題点や課題の解決策の合意
▶ アクションプラン提案
▶SVとメーカー営業担当者との双方向コミュニケーションを図り協働してビジネス推進

その他

上記に加えて、各レイヤーのミーティングにおけるプラスアルファが必要になります。例えば、トップレイヤーであれば中長期のレビュー、ラウンダーとのミーティングであれば、アクションプランを落とし込むためのトレーニング資料や、好事例資料などです。

ミーティングの実施事例：誰と何をミーティングするのか

先述の通り、参加するスタッフのレイヤーによって、ミーティングで取り扱う内容やその比重は変えていく必要があります。
ここからは具体的な例を添えて、それぞれのレイヤーのミーティングごとに、求められる機能および内容について見てみましょう。

図：ミーティング種別と参加するレイヤー

ミーティングは参加するレイヤーごとに頻度や取り扱う内容を変えることで、効率的に運営していくことができます。

戦略ミーティング（トップライン）（半期～四半期毎）

メーカーの営業本部責任者や、エージェンシー（BPO会社）のリーダー等、トップラインのレイヤーが参加するミーティングにおいては、四半期や半期などの広い視点/期間を設定し、ミーティング開催スパンに応じたビジネス状況のレビューと、それを踏まえた課題の設定と次期のアクションプランの策定が必要となります。

さらに、メーカーの店頭戦略、それを通じた期待値（KGIおよびKPI）について落とし込みやすり合わせを行っていくのもこういったミーティングの場となります。

中期アクション会議（マネージャーライン参加）（毎月）

メーカー担当者とエージェンシーのマネージャー/SVラインのスタッフが参加するミーティングにおいては、トップラインミーティングで策定した各種KPIに関する進捗共有や結果のレビューを、エージェンシーが提示します。そこから課題を抽出し、ネクストアクションを策定することで、戦略を戦術に変えていくための議論を行います。

当月アクション会議（ラウンダー以上参加/毎月）

実際に店舗を巡回するラウンダーも含めて参加するミーティングにおいては、レビューや進捗分析については、マネージャー/SVラインのミーティングほど、細部まで共有する必要はありません。比重を置くべきは、現状の課題はどこにあるのか、という点ですので、ここをメインに伝えます。

その上で、その課題をクリアするための、次のアクションプランと具体的な実行方法について、戦術を実際にラウンダーひとりひとりに落とし込むためのコンテンツ（トレーニング/ロープレ等）の作成や、好事例の紹介等を通じて、ミーティングの次の日から、店頭で何をすればよいかを明確にします。

また、新製品についての商品知識や店頭展開の期待値について情報を落とし込んだり、予定しているキャンペーンの情報などを共有したりすることも大事です。また、商品知識を定着させるためのテスト実施も大事です。

図：ミーティング内容とPDCAサイクルの流れ

それぞれのミーティングで、アクションプランの策定、落とし込み、結果のレビューと次の課題発見、そしてネクストアクションの策定…と、PDCAサイクルを回していくことが重要です。

まとめ

ミーティングを通じて、メーカーとエージェンシーがコミュニケーションの質を高めていくことは、ビジネス実行のためには不可欠の要素です。

セレブリックスでは、現状の把握と課題の抽出、アクションプランの策定と実行という、PDCAサイクルを効率的に、かつ建設的に実行するためのノウハウがございます。是非、セレブリックスのラウンダー活用について、ご検討してみてはいかがでしょうか。

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