採用担当者が使う丁寧なメールテンプレート集を公開！
採用プロセスにおいて、採用担当者が送るメールは応募者との最初の接点となることが多く、その内容やトーンが企業の印象を大きく左右します。ここでは、テンプレートを利用しながら、採用担当者が送るメールの重要性と効果的な書き方について考えてみましょう。
目次[非表示]
- 1.メールの重要性
- 2.効果的な内容にするためのポイント
- 3.そのまま使えるシーン別のメール例
- 3.1.応募受付の確認メール
- 3.2.書類選考の不合格者への不採用通知メール
- 3.3.書類選考の合格者への合格通知メール
- 3.4.面接日程確定のメール
- 3.5.面接後の御礼メール
- 3.6.面接不合格者への不採用通知メール
- 3.7.面接合格者への合格通知と入社意思確認メール
- 3.8.入社意思の御礼メール
- 4.心に留めておくべきポイント
- 4.1.連絡、返信はスピードが命
- 4.2.連絡はビジネスタイムに取る
- 5.まとめ
メールの重要性
採用担当者が送るメールは、単なる情報伝達手段を超え、企業のブランドイメージを形成する重要な要素です。応募者は、メールを通じて企業の雰囲気や仕事への姿勢を感じ取ります。そのため、メールの内容やトーンには細心の注意を払う必要があるのです。
例えば、応募受付の確認メール一つをとっても、丁寧で親切な対応が感じられる内容であれば、応募者に安心感を与え、企業への好感度を高めることができます。逆に、不親切な内容や遅延した返信は、応募者に不信感を抱かせる原因となり得ます。
メールひとつで、応募者の入社意欲を左右すると言っても過言ではありません。
効果的な内容にするためのポイント
①明確さと簡潔さ
メールの内容は明確で簡潔にすることが大切です。
メールをした目的、応募者に必要な情報を過不足なく伝えましょう。また、複数の項目がある場合は、箇条書きを使用して見やすくするなど、不必要に長い言い回しを避けることも大切です。
②丁寧な言葉遣い
会社としての品を保ちながらも親しみやすいトーンを心掛けましょう。
正しい敬語や日本語をつかい、メールの締めくくりには感謝の言葉や、「お会いできるのを楽しみにしております」など今後の期待を述べると、相手に対する敬意を示し、信頼関係を築きやすいでしょう。
③自分だけの特別感
1日にたくさんの応募者を対応していると難しいことも事実ですが、できる限り応募者個々の状況に合わせた対応も求められます。
テンプレートを使用する場合でも、応募者の名前や応募職種をしっかりと反映させることが重要です。印象に残った経歴や、面接内での盛り上がったトークなどに触れた文章も、自分への期待度が高いと認識され入社意欲が高まります。
そのまま使えるシーン別のメール例
採用担当になって間もない、採用担当の代わりにメール送ることになったという方もいらっしゃるかもしれません。それぞれのシーン別にあったメールの一例を紹介しますので、是非ご活用下さい。
そのままコピーしても良し、アレンジを加えても良いので、メール作成に悩む時間を少しでも減らしていただければと思います。
応募受付の確認メール
件名:ご応募ありがとうございます/[会社名] 選考には少々お時間をいただく場合がございますが、 何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 どうぞお気軽にお問い合わせください。何卒よろしくお願い申し上げます。 |
書類選考の不合格者への不採用通知メール
件名:書類選考結果のご連絡/[会社名] [応募者名] 様のご希望に沿えない結果となりました。 何卒ご理解の程お願いいたします。 |
書類選考の合格者への合格通知メール
件名:書類選考結果のご連絡/[会社名] |
面接日程確定のメール
件名:書類選考結果のご連絡/[会社名] |
面接後の御礼メール
件名: 本日の面接の御礼/[会社名] 大変有意義な時間を過ごさせていただきました。 |
面接不合格者への不採用通知メール
件名: 面接結果のご連絡/[会社名] 今回は採用を見送らせていただくこととなりました。 他の候補者との比較や現時点での弊社のニーズを総合的に判断した結果、 このような結論に至りました。 |
面接合格者への合格通知と入社意思確認メール
件名: 面接結果のご連絡/[会社名] 決定いたしましたことを、ここにご連絡申し上げます。
評価させていただきました。 |
入社意思の御礼メール
件名: 入社意思確認の御礼と今後について/[会社名] 誠にありがとうございます。
ご入社に向けて、以下の手続きをお願い申し上げます。 ・必要書類の提出 ―――― |
心に留めておくべきポイント
連絡、返信はスピードが命
応募者の関心を引き続けるために、できるだけ迅速に返信を行います。遅延した返信は、応募者のモチベーションを下げる可能性がありますので、選考は1週間以内、通常の連絡は1~2営業日以内での返信を目指しましょう。
また、応募者は複数選考していることが多いため、良い人材と判断した場合は即時アクションを取り、他社内定による選考辞退をできる限り防ぎましょう。
連絡はビジネスタイムに取る
業界や職種にもよりますが、一般的な企業であれば平日の10時～16時の間を目安に送りましょう。夜遅かったり、朝の早い時間帯は、マナーに反する上、不信感も与えかねません。予約送信なども用いてビジネスタイム内でやりとりができるように業務調整をしましょう。
まとめ
採用担当者が送るメールは、応募者との信頼関係を築く重要なツールです。
丁寧で親切、かつスピーディーな対応を心掛け、応募者にとってもポジティブな体験を提供することで、優秀な人材を引きつけることができるでしょう。
また、応募者の立場に立ったコミュニケーションを意識することで、応募プロセス全体をお互いが把握し、結果的にスムーズかつ効果的に進めることができます。企業の顔として、メールを通じて企業の魅力を最大限に伝えることを目指しましょう。
セレブリックスでは、応募者対応も一貫してご支援が可能です。
採用活動に関してお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください！
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