採用担当者が使う丁寧なメールテンプレート集を公開!


採用プロセスにおいて、採用担当者が送るメールは応募者との最初の接点となることが多く、その内容やトーンが企業の印象を大きく左右します。ここでは、テンプレートを利用しながら、採用担当者が送るメールの重要性と効果的な書き方について考えてみましょう。


目次[非表示]

  1. 1.メールの重要性
  2. 2.効果的な内容にするためのポイント
    1. 2.1.①明確さと簡潔さ
    2. 2.2.②丁寧な言葉遣い
    3. 2.3.③自分だけの特別感
  3. 3.そのまま使えるシーン別のメール例
    1. 3.1.応募受付の確認メール
    2. 3.2.書類選考の不合格者への不採用通知メール
    3. 3.3.書類選考の合格者への合格通知メール
    4. 3.4.面接日程確定のメール
    5. 3.5.面接後の御礼メール
    6. 3.6.面接不合格者への不採用通知メール
    7. 3.7.面接合格者への合格通知と入社意思確認メール
    8. 3.8.入社意思の御礼メール
  4. 4.心に留めておくべきポイント
    1. 4.1.連絡、返信はスピードが命
    2. 4.2.連絡はビジネスタイムに取る
  5. 5.まとめ

メールの重要性

採用担当者が送るメールは、単なる情報伝達手段を超え、企業のブランドイメージを形成する重要な要素です。応募者は、メールを通じて企業の雰囲気や仕事への姿勢を感じ取ります。そのため、メールの内容やトーンには細心の注意を払う必要があるのです。
 
例えば、応募受付の確認メール一つをとっても、丁寧で親切な対応が感じられる内容であれば、応募者に安心感を与え、企業への好感度を高めることができます。逆に、不親切な内容や遅延した返信は、応募者に不信感を抱かせる原因となり得ます。
 
メールひとつで、応募者の入社意欲を左右すると言っても過言ではありません。

効果的な内容にするためのポイント

①明確さと簡潔さ

メールの内容は明確で簡潔にすることが大切です。
メールをした目的、応募者に必要な情報を過不足なく伝えましょう。また、複数の項目がある場合は、箇条書きを使用して見やすくするなど、不必要に長い言い回しを避けることも大切です。

②丁寧な言葉遣い

会社としての品を保ちながらも親しみやすいトーンを心掛けましょう。
正しい敬語や日本語をつかい、メールの締めくくりには感謝の言葉や、「お会いできるのを楽しみにしております」など今後の期待を述べると、相手に対する敬意を示し、信頼関係を築きやすいでしょう。

③自分だけの特別感

1日にたくさんの応募者を対応していると難しいことも事実ですが、できる限り応募者個々の状況に合わせた対応も求められます。
テンプレートを使用する場合でも、応募者の名前や応募職種をしっかりと反映させることが重要です。印象に残った経歴や、面接内での盛り上がったトークなどに触れた文章も、自分への期待度が高いと認識され入社意欲が高まります。


そのまま使えるシーン別のメール例

採用担当になって間もない、採用担当の代わりにメール送ることになったという方もいらっしゃるかもしれません。それぞれのシーン別にあったメールの一例を紹介しますので、是非ご活用下さい。
そのままコピーしても良し、アレンジを加えても良いので、メール作成に悩む時間を少しでも減らしていただければと思います。

応募受付の確認メール


件名:ご応募ありがとうございます/[会社名]
 
[応募者名] 様
 
お世話になっております。 [会社名] 採用担当の[名前]です。
この度は、[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
 
ご応募いただいた書類を基に、書類選考を行います。
結果につきましては[期間]以内にご連絡させていただく予定です。


選考には少々お時間をいただく場合がございますが、

何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
 
また、今後の選考プロセスに関するご不明点やご質問がございましたら、

どうぞお気軽にお問い合わせください。何卒よろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


書類選考の不合格者への不採用通知メール


件名:書類選考結果のご連絡/[会社名]
 
[応募者名] 様
 
お世話になっております。
[会社名] 採用担当の[名前]です。
 
この度は、[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
 [応募者名] 様の応募書類を拝見し、慎重に選考を進めさせていただきました。
 
誠に残念ながら、今回の書類選考の結果、

[応募者名] 様のご希望に沿えない結果となりました。

何卒ご理解の程お願いいたします。
 
[応募者名] 様の今後のご活躍を心からお祈り申し上げます。
お忙しい中、ご応募いただきましたことに重ねて感謝申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


書類選考の合格者への合格通知メール


件名:書類選考結果のご連絡/[会社名]
 
[応募者名]様
 
お世話になっております。
[会社名]の[名前]です。
 
この度は、弊社の[ポジション名]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
書類選考の結果、[応募者名]様を次の選考である面接に進んでいただくこととなりました。
 
面接の日程を以下の通りご案内いたします。
ご都合の良い日時をお選びいただき、ご返信いただけますと幸いです。
・[候補日時1]
・[候補日時2]
・[候補日時3]
 
なお、面接は[面接場所/WEB]にて行います。
お越しいただく際の詳細な住所およびアクセス情報は以下の通りです。
[住所詳細およびアクセス情報]
 
なお、何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。
それでは、[応募者名]様とお会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


面接日程確定のメール


件名:書類選考結果のご連絡/[会社名]
 
[応募者名]様
 
お世話になっております。
[会社名]の[名前]です。
 
面接日程につきましてご調整いただきありがとうございます。
以下の通り、面接日時が確定いたしましたので、ご案内申し上げます。
 
■日時:
[面接日時]
■場所:
[面接場所の詳細な住所]
[アクセス方法や最寄り駅など]
■担当者:
[面接担当者の名前と役職]
■必要書類:
[履歴書、職務経歴書などの必要書類]
■その他注意事項:
[服装の指定や面接に関する特記事項など]
 
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
また日程変更や、道に迷われた際は対応いたしますので、お知らせください。
それでは、[応募者名]様にお会いできることを楽しみにしております。
 
どうぞよろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


面接後の御礼メール


件名: 本日の面接の御礼/[会社名]
 
[応募者名]様
 
お世話になっております。
[会社名]の[名前]です。
 
本日はお忙しい中、弊社の[職種名]の面接にお越しいただき、
​​​​​​​誠にありがとうございました。
 
面接を通じて、[応募者名]様のご経験やスキルについて深く知ることができ、

大変有意義な時間を過ごさせていただきました。
特に[具体的な話題や応募者の強みについて言及]の点で非常に印象深く感じました。
 
面接の結果につきましては、慎重に検討させていただき、[期間]以内にご連絡いたします。
 
何かご不明点や追加の質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
それでは、結果のご連絡をお待ちいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


面接不合格者への不採用通知メール


件名: 面接結果のご連絡/[会社名]
 
[応募者名]様
 
お世話になっております。
[会社名]の[名前]です。
 
先日は、お忙しい中、面接にお越しいただきありがとうございます。
 
慎重に選考を進めさせていただいた結果、誠に残念ではございますが、

今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
 
[応募者名]様のご経験やスキルは非常に魅力的でありましたが、

他の候補者との比較や現時点での弊社のニーズを総合的に判断した結果、

このような結論に至りました。
 
貴重なお時間を割いていただきましたこと、心より感謝申し上げます。
また、今後のご活躍をお祈り申し上げます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


面接合格者への合格通知と入社意思確認メール


件名: 面接結果のご連絡/[会社名]
 
[応募者名]様
 
お世話になっております。
[会社名]の[名前]です。
 
先日は、お忙しい中、面接にお越しいただきありがとうございます。
慎重に選考を進めさせていただいた結果、[応募者名]様を採用することを

決定いたしましたことを、ここにご連絡申し上げます。


[応募者名]様のご経験やスキルが弊社のニーズに非常に適合していると感じ、

評価させていただきました。
 
つきましては、[応募者名]様の入社意思をご確認させていただきたく存じますので、
入社日や雇用条件に関して、改めてご確認いただき、以下の内容でご同意いただける場合は、[期間]までに本メールにご返信いただけますでしょうか。
 
・入社予定日:
[入社予定日]
・雇用条件:
[雇用条件の詳細(給与、勤務時間、勤務地、福利厚生など)]
 
また、何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
[応募者名]様のご入社を心よりお待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
 
――――
[署名]


入社意思の御礼メール


件名: 入社意思確認の御礼と今後について/[会社名]
 
[応募者名]様
 
お世話になっております。
[会社名]の[名前]です。
 
この度は、弊社の[ポジション名]への入社の意思をお示しいただき、

誠にありがとうございます。


[応募者名]様をお迎えできることを、社員一同大変楽しみにしております。

ご入社に向けて、以下の手続きをお願い申し上げます。


・必要書類の提出
[必要書類のリスト(例: 身分証明書、住民票、給与振込先情報など)]
提出期限: [提出期限]
・オリエンテーションの日程
日程: [オリエンテーションの日付と時間]
場所: [オリエンテーションの場所]
内容: [オリエンテーションの概要]
・その他の準備事項
[必要な準備事項(例: 制服のサイズ確認、初日のスケジュールなど)]
 
なお、何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
 
それでは、[応募者名]様のご入社を心よりお待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。


――――
[署名]


心に留めておくべきポイント

連絡、返信はスピードが命

応募者の関心を引き続けるために、できるだけ迅速に返信を行います。遅延した返信は、応募者のモチベーションを下げる可能性がありますので、選考は1週間以内、通常の連絡は1~2営業日以内での返信を目指しましょう。
 
また、応募者は複数選考していることが多いため、良い人材と判断した場合は即時アクションを取り、他社内定による選考辞退をできる限り防ぎましょう。

連絡はビジネスタイムに取る

業界や職種にもよりますが、一般的な企業であれば平日の10時~16時の間を目安に送りましょう。夜遅かったり、朝の早い時間帯は、マナーに反する上、不信感も与えかねません。予約送信なども用いてビジネスタイム内でやりとりができるように業務調整をしましょう。


まとめ

採用担当者が送るメールは、応募者との信頼関係を築く重要なツールです。
丁寧で親切、かつスピーディーな対応を心掛け、応募者にとってもポジティブな体験を提供することで、優秀な人材を引きつけることができるでしょう。
 
また、応募者の立場に立ったコミュニケーションを意識することで、応募プロセス全体をお互いが把握し、結果的にスムーズかつ効果的に進めることができます。企業の顔として、メールを通じて企業の魅力を最大限に伝えることを目指しましょう。
 
セレブリックスでは、応募者対応も一貫してご支援が可能です。
採用活動に関してお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください!

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